Wichteln in der Firma organisieren: ein Leitfaden für HR

Zeitplan durch den Advent

Der erste Advent fällt 2026 auf den 29. November. Wenn Sie bis 24. November einladen und auslosen, kennen alle zum ersten Advent ihr Wichtelkind und haben fast vier Wochen Zeit.

Auch ein Start im Dezember ist möglich, dann mit kürzerem Vorlauf. Je später die Auslosung, desto eher lohnen sich digitale Geschenke oder eine Übergabe im Büro, weil der Postweg knapp wird.

Stimmen Sie den Termin für die Enthüllung mit dem Weihnachtsessen ab, falls es eines gibt. So müssen Sie keinen zusätzlichen Anlass organisieren, und die meisten sind ohnehin da.

• Bis Mitte November: Budget, Regeln und Termin für die Enthüllung festlegen.
• Bis 24. November: Einladung verschicken, Zusagen sammeln, auslosen.
• Dezember: Geschenke besorgen, Hinweise und kleine Rituale im Team.
• Kurz vor den Feiertagen: Enthüllung, oft beim Weihnachtsessen oder am letzten Bürotag.
• Januar: kurzer Rückblick, danach die Daten löschen.

Freiwillige Teilnahme

Firmenwichteln sollte immer freiwillig sein. Laden Sie alle ein, aber tragen Sie niemanden automatisch ein. Eine Absage braucht keine Begründung.

Achten Sie darauf, dass Absagen nicht sichtbar werden, weder im Team noch bei Vorgesetzten. Wer nicht mitwichtelt, sollte beim Weihnachtsessen genauso willkommen sein.

Formulieren Sie die Einladung als Angebot: was geplant ist, wie hoch das Budget ist und bis wann man sich entscheiden kann. Ein kurzer Hinweis, dass eine Absage völlig in Ordnung ist, nimmt Druck weg.

Auch Vorgesetzte sollten nicht nachfragen, wer abgesagt hat und warum.

Regeln für die Auslosung

Eine rein zufällige Auslosung kann unglückliche Paare ergeben, etwa zwei Personen, die ohnehin täglich eng zusammenarbeiten. Häufige Regeln sind:

• Nicht im eigenen Team, damit das Wichteln über Abteilungen hinweg verbindet.
• Nicht die eigene Vorgesetzte oder der eigene Vorgesetzte.
• Nicht dasselbe Paar wie im Vorjahr.
• Bei mehreren Standorten: entweder innerhalb des Standorts, damit die Übergabe einfach ist, oder bewusst standortübergreifend.
• Paare, die privat zusammenleben, sollten sich nicht gegenseitig ziehen.

Datenschutz nach revDSG

Auch beim Wichteln bearbeiten Sie Personendaten, und das revidierte Datenschutzgesetz (revDSG) verlangt, dass Sie nur so viele Daten erheben, wie Sie wirklich brauchen. Für eine Auslosung reichen Name und E-Mail-Adresse.

Klären Sie vorab, wer was sieht: Wer wen gezogen hat, sollte nur der Wichtel selbst wissen. Wünsche und Unverträglichkeiten gehören nur zur Person, die das Geschenk besorgt. Legen Sie ausserdem fest, wann die Daten nach dem Wichteln wieder gelöscht werden.

Allergien und Unverträglichkeiten sind Gesundheitsdaten und damit besonders schützenswert. Fragen Sie sie nur freiwillig und mit ausdrücklicher Einwilligung ab. Wenn Sie ein externes Tool einsetzen, prüfen Sie, wo die Daten gespeichert werden und ob ein Vertrag zur Auftragsbearbeitung vorliegt.

Auch die Liste, wer mitmacht, enthält Personendaten. Teilen Sie sie nicht breiter als nötig.

Budget und Abrechnung

Legen Sie zwei Beträge getrennt fest: das Budget pro Geschenk, das die Mitarbeitenden ausgeben, und die Kosten für die Organisation, die die Firma trägt.

Beim Geschenkbudget gibt es zwei Modelle: Die Mitarbeitenden zahlen ihr Geschenk selbst, oder die Firma übernimmt es. Entscheiden Sie das vorab und schreiben Sie es in die Einladung, damit niemand überrascht wird.

Bei Wichtli zahlt die Firma CHF 79.00 Grundpreis pro Runde und CHF 2.50 bis CHF 6.00 pro Person, gestaffelt nach Teamgrösse; für 15 Personen sind es CHF 169.00. Eine Runde ist ab 3 Personen möglich. Bezahlt wird per Karte, in Franken; die Preise sind Endpreise. Plätze von Personen, die nicht zusagen, werden bei der Auslosung gutgeschrieben. HR sieht keine Paare, die Daten der Teilnehmenden werden am 31. Januar gelöscht.

Ein Bericht für die Geschäftsleitung

Im Januar hilft ein kurzer Rückblick, das Wichteln für das nächste Jahr zu begründen oder zu verbessern. Sinnvoll sind Zahlen zur Beteiligung, eine kurze Umfrage mit zwei oder drei Fragen, ein paar Rückmeldungen aus dem Team und was Sie beim nächsten Mal anders machen würden.

Halten Sie gleich nach der Enthüllung fest, was gut lief und was nicht. Im Januar sind die Eindrücke sonst schon verblasst.

Wichtli liefert dafür im Januar einen Bericht, den Sie der Geschäftsleitung zeigen können, mit anonymisierten Zahlen zur Beteiligung und ohne Angaben zu einzelnen Personen.